Vista Annonces – ASSISTANT(E) / SECRETARIAT H/F

Dans le cadre de sa mission de service public, Pôle emploi, acteur majeur du marché du travail, œuvre pour accélérer le retour à l’emploi des demandeurs d’emploi et répondre aux besoins de recrutement des entreprises. L’ensemble des équipes de Pôle emploi agissent au quotidien pour leur satisfaction. 

Au sein de la direction, vous aurez pour mission de :

– Assurer les activités administratives et logistiques

– Collecter, échanger et relayer les informations relatives à son service

– Mettre à jour les agendas et plannings

– Réaliser la saisie et la mise en forme des documents

– Préparer et organiser des réunions régulières ou événementielles

– Réaliser et suivre les commandes en fonction des besoins de son service

– Travailler en relation avec les agents de sa structure et  l’ensemble des directions et services

– Réaliser un reporting auprès de son responsable hiérarchique

– Organiser son travail en appréciant les urgences et les priorités qui vous sont fixées

 Au sein de la Direction Territoriale des Côtes d’Armor :

Réalise l’accueil et l’orientation des prestataires et visiteurs internes et externes

Réceptionne, filtre et oriente les contacts téléphoniques et physiques, les courriers et les messages

Apporte une réponse aux courriers et messages

Réalise la mise en forme des courriers, comptes rendus, supports de présentation, notes

Synthétise les documents

Traite et transmet les décisions, les notes de service, les comptes rendus en interne et en externe

Organise les rendez-vous de sa direction et met à jour les agendas et plannings

Assiste à des réunions et en établit les comptes rendus

Réalise le traitement et le suivi de dossiers qui lui sont confiés

Assiste sa hiérarchie dans la gestion des budgets

 

Organise les déplacements professionnels

Prépare et organise des réunions régulières ou événementielles

Contrôle l’état des stocks et recense les besoins en approvisionnement de sa structure

Déclenche les commandes en fonction des besoins en approvisionnement de sa structure

 

Connaissance des réseaux sociaux

Capacité d’initiative

Autonomie

 

 

 

Savoir utiliser les outils bureautiques et applicatifs métiers dédiés

Capacité à exploiter, à analyser une situation

Capacité à communiquer par écrit et par oral avec clarté et concision

Avoir un devoir de réserve et de confidentialité sur les informations en votre possession

Des déplacements sont à prévoir dans le cadre de l’exercice des missions et formations dispensées